In den beiden rund 1.000 Kilometer voneinander entfernten Standorten werden rund 140.000 Fahrzeuge pro Jahr umgeschlagen. Eine besondere Herausforderung für die IT: Vom Auftrag bis zum Rollout blieben dem Team von BLG-CIO Jakub Piotrowski in Pandemiezeiten nur zwölf Wochen – für die Inbetriebnahme lediglich zweieinhalb Tage.
Tafelberg, Safari, Wein – doch Südafrika ist noch viel mehr, zum Beispiel nach Deutschland einer der wichtigsten Automotive-Märkte. BLG LOGISTICS hat darum nicht lange gezögert, als sich die Gelegenheit bot, zwei Terminals für einen großen deutschen Fahrzeughersteller in Südafrika zu übernehmen. Auch wenn das Projekt mit vielen Herausforderungen verbunden war. Denn das BLG-eigene Yard Management System „JC@rs“ war zuvor noch nie außerhalb Deutschlands implementiert worden.
Es ist das zentrale Tool für die BLG-Gruppe, das Fahrzeughandling und -transport organisiert. Durch das IT-seitig unterstützte Management der Fahrzeuge auf den Terminals können sogar mehr Bahntransporte geplant und nachhaltig abgebildet werden. Der Kunde in Südafrika, ein deutscher Automobilhersteller, hat durch die Beauftragung von BLG LOGISTICS auch eine höhere Produktivität bei den Mitarbeitenden erreicht. Mit der Umsetzung der digitalen Prozesse sind Preiseinsparungen, Effizienzsteigerungen, neue Funktionalitäten, mehr Transparenz und eine bessere Anbindung möglich.
Für die Implementierung in Südafrika war Jakub Piotrowski, CIO und CDO der BLG-Gruppe, mit seinem Team verantwortlich. Seit Oktober 2021 werden die beiden Fahrzeugterminals in Uitenhage und Kaalfontein mit JC@rs betrieben. Die Autos werden direkt vom Produktionsband in Uitenhage übernommen und auf Züge oder LKW’s verladen. Im Außenlager in Kaalfontein angekommen, werden sie an Kunden und Händler übergeben. Neben der Kontrolle der Fahrzeuge erfolgen an den Terminals auch Zusatzleistungen, wie etwa technische Bearbeitungen und das Aufbringen von Sicherheitsmerkmalen, Wartungsarbeiten und Nacharbeiten oder Reparaturen.
Der Weg dorthin war sehr zügig und fast schon unkonventionell – das Projekt wurde innerhalb von nur drei Monaten umgesetzt. Möglich war dies dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit von IT und Business. Die beiden Unternehmensbereiche haben Hand in Hand agiert und Entscheidungen gemeinsam getroffen. Mithilfe einer guten Portion Leidenschaft und einer außergewöhnlichen Performanceleistung war der Erfolg des Projekts möglich.
Hintergrund: Die beiden Standorte Uitenhage und Kaalfontein liegen mehr als 1.000 Kilometer entfernt voneinander, agieren aber wie einer. Für den Fahrzeughersteller sind die Terminals die wichtigste Infrastruktur in Südafrika für den Import sowie den Export von Fahrzeugen. Eine Prozessstörung oder gar ein Bandstillstand während der Umstellung galt es unter allen Umständen zu vermeiden. Schließlich werden an beiden Terminals 140.000 Fahrzeuge pro Jahr umgeschlagen.
Die Übergangsphase war straff terminiert. Der vorherige Dienstleister beendete zum Monatsende, am Freitag um 13 Uhr, mitten im Prozess den Betrieb und BLG übernahm am Montagmorgen um sechs Uhr. Die Herausforderung dabei: Nicht alle Prozesse waren bis dahin konsequent digitalisiert, wodurch eine lückenhafte Datenlage entstanden war. Das BLG-IT-Team hatte aber rechtzeitig einen Prozess definiert, um die Lücken zu korrigieren. „Die Verantwortung für den Prozess beginnt sehr früh – bereits mit der Abnahme der gerade gefertigten Fahrzeuge am Band“, erklärt Jakub Piotrowski. „Funktioniert die Abfertigung auf den Terminals nicht, entstehen Rückstaus, die im schlimmsten Fall zum Stopp der Produktion führen können. Das wäre eine Katastrophe für den OEM.“
Doch nicht nur der enge Zeitplan war eine Herausforderung: Während des gesamten Projekts herrschte das pandemiebedingte Einreiseverbot. Das übliche Vorgehen mit zahlreichen Präsenzworkshops der Operations- und Prozessverantwortlichen wurde deshalb innerhalb von drei Wochen auf ein digitales Format umgestellt. Auch die Konfiguration der Handscanner, Schulungen der Key User sowie erste Tests erfolgten remote aus Deutschland. „Die IT-Prozessmanager und -designer haben den Terminal vorab nicht einmal live gesehen und dennoch ein maßgeschneidertes Yard Management implementiert“, so Piotrowski. „Zwischen ihnen lagen rund 10.000 Kilometer.“ So fand der komplette Onboarding-, Konzeptions- und Umsetzungsprozess digital statt.
Was vorher als Problem betrachtet wurde, erwies sich im Nachhinein als Vorteil: Die Expert:innen konnten einfach zu einem Online-Meeting dazu geholt werden und mussten nicht erst anreisen. Vor der Corona-Pandemie waren, je nach Phase, fünf bis acht IT-Mitarbeitende am jeweiligen Standort im Einsatz. In Südafrika waren erst zum Rollout, vier Wochen vor und nach der Implementierung, zwei Mitarbeitende vor Ort.
Dass IT nicht langweilig sein muss, beweist die #blglogistics jeden Tag aufs Neue. Unser Team hat es geschafft, in nur 3 Monaten zwei Standorte zu übernehmen – vom Auftrag bis zum Rollout. Die beiden #automobile Terminals in Südafrika sind mehr als 1.000 Kilometer voneinander entfernt, agieren jedoch wie einer.
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